Comme nous l’avons appris avec l’urgence du COVID-19 et comme chaque entreprise du secteur public et privé le sait bien, chaque interruption du service est une catastrophe, surtout aujourd’hui où les processus numériques lient doublement la technologie aux opérations et à la base de connaissances de l’entreprise. Cependant, en adoptant les bonnes contre-mesures, il est possible d’éviter les arrêts opérationnels, qu’ils soient causés par des raisons internes ou externes.
Explorons le sujet de la continuité d’activité en analysant les phases de création d’un plan de continuité d’activité (PCA) et la différence avec la reprise après sinistre, sans oublier l’importance du travail intelligent comme méthode de travail pour assurer la continuité opérationnelle à tout moment.
Qu’est-ce que la continuité d’activité ?
La continuité des activités est définie comme « le processus d’identification des menaces potentielles pour une entreprise, d’initiation des stratégies et des opérations nécessaires pour assurer la résilience de la structure suite à la survenance de situations défavorables ». Par exemple, même en cas d’urgence mondiale comme le COVID-19, les entreprises dotées d’un plan de continuité des activités ont pu sécuriser leurs opérations, leur capacité de production et leur image d’entreprise.
En un mot, nous pouvons définir la continuité des activités comme la capacité de continuer à travailler et à mener à bien les activités de l’entreprise même dans des conditions critiques, telles que des problèmes ou des accidents internes ou externes. Tout cela est rendu possible grâce à l’identification de ce qui est défini comme le Plan de Continuité d’Activité, véritable manuel des menaces et des solutions de prévention des risques et la définition des interventions à mettre en œuvre en cas d’événements indésirables.
Continuité des activités vs reprise après sinistre
Chaque entrepreneur est bien conscient des dommages économiques et de l’image que peuvent causer les arrêts d’activité, surtout s’ils se prolongent dans le temps. De nombreux événements risquent de compromettre la continuité des activités, des causes naturelles telles que les tremblements de terre ou les inondations aux causes techniques ou dépendantes des activités humaines, telles que les pannes. Les événements exceptionnels ne manquent pas, comme l’urgence sanitaire causée par le COVID-19 qui a arrêté les activités de production pendant des mois, avec des conséquences sur le chiffre d’affaires et la production.
Précisément dans ce contexte, les entreprises qui ont pu mettre en place un PCA (plan de continuité d’activité) ont réussi à surmonter l’urgence et reviennent à la normale plus rapidement. Cependant, parler de reprise d’activité et de reprise après sinistre signifie parler de deux phénomènes très différents.
La reprise après sinistre implique la mise en œuvre de mesures techniques, logistiques et organisationnelles pour restaurer les données, les applications et les systèmes informatiques nécessaires pour assurer les opérations commerciales suite à des pannes techniques ou des catastrophes naturelles qui menacent la survie de l’entreprise. Ces actions sont rassemblées dans le soi-disant plan de reprise après sinistre, qui rassemble les procédures à adopter à partir de la classification des données et des systèmes critiques par ordre d’importance sur une échelle de 1 à 5.
Il apparaît donc évident que la reprise après sinistre ne représente qu’un aspect de la continuité d’activité et devrait être incluse dans le plan de continuité d’activité de manière plus large. Le document qui prend donc en compte non seulement l’éventuelle dégradation de la fonctionnalité technologique de l’entreprise, mais également les événements économiques, réglementaires, sociaux et financiers qui ont un impact sur l’activité entrepreneuriale. Une situation comme le COVID-19 en est l’exemple le plus clair et montre comment aujourd’hui plus que jamais il est nécessaire d’avoir une vision stratégique pour garantir la continuité des activités et neutraliser les menaces à la survie de l’entreprise.
Qu’est-ce que le Plan de Continuité d’Activité (PCA) et à quoi sert-il ?
Comme mentionné, par plan de continuité des activités, nous entendons le document qui contient la stratégie opérationnelle à adopter pour rétablir la continuité des activités face aux interruptions et aux événements particuliers, y compris ceux qui ne sont pas liés à des problèmes de sécurité ou d’infrastructure informatique, comme cela s’est produit avec la récente pandémie de Coronavirus. En bref, le Plan de Continuité d’Activité permet à l’entreprise de gérer les événements critiques qui menacent sa survie avec la reprise des activités dans les plus brefs délais.
Le plan indique non seulement les activités stratégiques à mettre en œuvre, mais aussi les coûts et les contacts pour mener à la continuité des affaires.
Le type de plan varie selon la taille, la complexité et le type d’entreprise, mais dans tous les cas il établit :
- au niveau stratégique : la marche à suivre pour gérer correctement les événements critiques menaçant la survie de l’entreprise ;
- au niveau tactique : la coordination des activités et des interlocuteurs impliqués dans le Plan de Reprise d’Activité ;
- au niveau opérationnel : les opérations à suivre par l’équipe de secours.
L’objectif de chaque Plan de Continuité d’Activité est de minimiser les dommages causés par un éventuel arrêt de l’entreprise pour assurer un retour rapide à la situation stable initiale. Et ce n’est pas tout : ceux qui savent élaborer un plan de continuité d’activité précis permettent à l’entreprise de se montrer plus résiliente, fiable et diligente même en situation de crise. C’est un élément fondamental pour augmenter la capacité concurrentielle sur le marché et améliorer sa réputation.
Besoin d'aide pour la rédaction d'un pca
Nous vous accompagnons sur toute la mise en place d’un plan de continuité d’activité.
Comment définir le Plan de Continuité d’Activité
L’épidémie mondiale de COVID-19 a représenté une condition d’urgence exceptionnelle pour l’application du Plan de Continuité d’Activité pour chaque entreprise, quels que soient sa taille et le secteur d’activité dans lequel elle opère.
Que vous soyez une petite entreprise ou une multinationale, il est essentiel de savoir fidéliser les clients et protéger les actifs de l’entreprise même et surtout en temps de crise et un bon PCA vous permet de garantir l’efficience et l’efficacité de l’entreprise même pendant les périodes critiques. situations.
Parmi les avantages du plan de continuité d’activité, que nous analyserons en détail ci-dessous, nous mentionnons :
- un plus grand sentiment de sécurité pour les managers et les employés ;
- capacité à offrir des services et à ne pas arrêter la production en cas d’urgence ;
- possibilité de préserver le chiffre d’affaires et la réputation de l’entreprise.
Chaque plan de continuité des activités doit inclure :
- objectifs à atteindre;
- liste des actions à mettre en œuvre pour atteindre ces objectifs ;
- rôles et responsabilités des personnes concernées;
- procédures et protocoles à mettre en œuvre en cas d’urgence.
Étapes nécessaires à l’élaboration du Plan de Continuité d’Activité
PHASE 1 : IDENTIFIER LES OBJECTIFS DU PCA
La première phase consiste à identifier les objectifs du plan de continuité d’activité, qui dépendent des domaines de l’entreprise impliqués dans la situation critique et dans l’urgence. De plus, pour chaque objectif, les buts à atteindre doivent être identifiés afin de vérifier que le plan répond aux besoins réels de l’entreprise.
PHASE 2 : FORMER LES RÉFÉRENTS
L’équipe de managers qui mettra en œuvre le plan de continuité d’activité doit être constituée et chaque entreprise identifiera un Business Continuity Manager, un assistant de ce manager et un assistant administratif pour chaque section de l’entreprise de l’entreprise. Si, alors, la continuité d’activité doit être assurée dans une moyenne ou grande entreprise, alors il est important de prévoir du personnel supplémentaire, formé à la gestion de crise et à la gestion du redressement. N’oubliez pas d’inclure les coordonnées des personnes responsables dans le plan.
PHASE 3 : IDENTIFIER LES DOMAINES D’ACTIVITÉ CLÉS ET LES FONCTIONS CRITIQUES DE L’ENTREPRISE
Après avoir défini les objectifs et les personnes de contact, il est important d’identifier les besoins et les domaines clés de l’entreprise ou ceux qui, en cas d’arrêt comme cela s’est produit avec le confinement pendant l’urgence COVID-19, risquent de causer le plus grand dommage à l’entreprise .
PHASE 4 : EFFECTUER UNE ANALYSE D’IMPACT SUR L’ACTIVITÉ DES ÉLÉMENTS DE RISQUE
La quatrième étape de la création d’un plan de continuité des activités consiste à comprendre les risques financiers, opérationnels et physiques de l’entreprise à la suite d’une catastrophe. Cette analyse d’impact sur l’entreprise permet d’identifier les conséquences de toute catastrophe naturelle ou technique en termes de : mécontentement accru des clients, atteinte à la réputation de l’entreprise, perte de revenus, perte de données, perte d’employés, retards ou annulation de nouvelles opportunités commerciales .
PHASE 5 : CRÉER UN PLAN OPÉRATIONNEL
Il s’agit de la phase la plus importante, qui conduira à la création du Plan de Continuité d’Activité proprement dit avec l’indication des stratégies de prévention des risques, de gestion des risques et de résolution des urgences jusqu’au rétablissement de la continuité d’activité.
Dans le cas des stratégies de prévention des risques, nous pouvons inclure le travail intelligent et l’utilisation d’outils de sauvegarde des données. Pour la gestion des risques, il sera important d’identifier les procédures, les protocoles de sécurité, les méthodes de communication, tandis que pour le rétablissement de la continuité des activités, les actions concernant le personnel et les activités opérationnelles individuelles sont fondamentales.
PHASE 6 : EFFECTUEZ UN EXAMEN ANNUEL
La création du Plan de Continuité d’Activité n’est pas une action unique, car les changements socio-économiques et la croissance de l’entreprise entraînent l’évolution des besoins de l’entreprise. Par conséquent, il est conseillé de procéder à une révision annuelle du PCA et de mettre à jour en permanence les procédures d’urgence et les contacts du personnel concerné.
